資料を電子化するメリットとは？紙との併用についても解説！

kaneko

大事な情報が入っている紙の資料をきちんと管理したいけど、劣化や紛失が心配ですよね。
そんな時におすすめなのが紙の資料を電子化することです。
資料を電子化することによるメリットは複数存在します。
そこで今回は、資料を電子化するメリットについて解説します。

資料を電子化するメリットとは？

紙の印刷や保管する際のコストの削減

紙で書類を管理する場合、データを紙に出力する必要があるため、費用がかかります。
例えば、インクや用紙などの物品にかかる費用、プリンターの維持費があります。

また、書類を保管するためのキャビネットの費用やそれらを置く十分なスペースを確保する必要があります。
書類をデータ化すると、これらのコストを削減できます。
そして、書類を保管する際のキャビネットも不要になるため、用意していたスペースを別の目的のために使えるようになります。

書類検索の効率化

しばらく使わない紙の書類は、普段保管している場所とは別の場所に置くことが多いです。
その場合、もしまたそれらの資料や情報が必要になった際に探し出す時間や手間がかかります。
しかし、電子化することでキーワードから簡単に書類や情報を探し出すことができます。

書類の劣化や紛失の防止

紙の書類の場合、時間が経つにつれて変色や劣化が起こります。
変色や劣化によって、後に文字が読みにくくなる場合もあります。
また、管理ルールをしっかりと定めていなかったり、どこに保管したのかを把握できていなかったりすると、紛失してしまうこともあります。

電子資料と紙の資料の併用を検討すべきケースは？

資料や情報を電子化すると様々なメリットがありますが、場面によっては電子資料と紙の資料を併用した方が良いケースもあります。
そのため、ここでは電子資料と紙の資料を併用するべき場面を2つ紹介します。

1つ目は、元データを残さなければならない場合です。
顧客情報が記載された帳簿や書類などの大事なものは、紙文書を残しておきましょう。

また、紙文書でなくてもそれをスキャンした電子化文書は残しておきましょう。
そうすることで、後にそれらの文書を参考にして行う作業で間違いが起こった場合、元々の内容を確認しながら修正することができます。

2つ目は、書類を長期間保存する場合です。
署名がされている紙文書の原本は保管し、自分の仕事に必要な書類のみを紙文書か電子化文書で保管しましょう。
そうすると、目的の情報を探す際に手元の書類からすぐに探せます。

まとめ

資料を電子化するメリットは、コストの削減や作業の効率化の他にも、書類の劣化や紛失の防止があります。
書類が劣化すると文字が読みにくくなりますし、書類を管理するルールがしっかりと定められていないと紛失の恐れもあります。
資料を電子化すると、劣化や紛失の心配もなくなります。

また、場合によっては電子資料と紙の資料を併用した方が良いケースもあるため、場面に応じて検討しましょう。
紙の資料の管理方法を模索中の方は、ぜひこの記事を参考にしてください。