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報告書でお困りの方へ!作成する際のポイントやテクニックをご紹介します!

kaneko
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「報告書を仕上げる際に意識するべきことって何だろう」
「報告書を書くときのテクニックが知りたい」
この記事をご覧の方は、このような疑問をお持ちではないでしょうか。

この記事では、報告書を仕上げる際に意識するべきポイント、また報告書を書くときのテクニックについて詳しくご紹介します。

報告書を仕上げる際には目的を意識することが重要!

皆さんは、報告書を仕上げる際にどのようなことを意識していますか。
どのようなことを意識するべきかわからないという方もいらっしゃるのではないでしょうか。
そこで、ここでは報告書を仕上げる際に意識するべきポイントをご紹介します。

そのポイントとは、目的を意識することです。
具体的には、なぜ、だれに提出するのかを明確にすることです。

報告書を提出する相手が同僚なのか、上司なのかでもその目的は全く変わります。
同僚に見せる場合は、情報の共有が目的になったり、上司ならば成果の報告が目的になったりするでしょう。
また、なぜその報告書を作成するのかによっても書くべき要点が変わってきます。
目的を明確にして構成を考えましょう。

報告書を書くときのテクニックとは?

ここまで、報告書を仕上げる際には目的を意識することが重要であるとご紹介しました。
では、報告書を書くときのテクニックとは、どのようなものなのでしょうか。
ここからは、報告書を書くときのテクニックを2つご紹介します。

1つ目は、文字量に注意することです。
一般的な報告書を作成する場合、要点をまとめた要旨でA4用紙1枚程度、詳細内容で2枚から3枚程度の文字量になります。
また、簡潔に1分ほどで報告する場合は200文字程度で良いでしょう。

2つ目は、文の表現に注意することです。
具体的には、助詞の重複や句読点の打ち方に注意しましょう。
例えば「〜の〜の〜の」ように、同一の助詞が何度も連続すると読みにくい文になってしまいます。
そのため、3回を超えて同じ助詞を連続して使用するのは避けましょう。

また、句読点の打ち方に悩まれる方も多いかと思います。
特に、読点は打つ場所に困りますよね。
読点は、基本的に誤読される場合や意味が変わってしまう場合に使用しましょう。
文が読みにくい場合は、14字から16字前後で入れても構いません。

まとめ

今回は、報告書を仕上げる際には目的を意識することがポイントであること、そして報告書を書くときのテクニックについて詳しくご紹介しました。
テクニックには、文字量や文章表現がありましたね。
報告書を書く時にいつも悩んでしまうという方は、ぜひ参考にしてみてください。

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