報告書の作成方法や書く上でのポイントについて解説します！

kaneko

仕事をする際に報告書を書く機会が多いという方もいらっしゃるでしょう。
自分を評価する対象でもあるため、優れた報告書が書けるようにしたいですよね。
そこで今回は、報告書の基本フォーマットや報告書を書く上でのポイントを紹介します。
ぜひ参考にしてみてください。

報告書の基本フォーマットをご紹介！

まず、報告書とレポートの違いについて紹介します。

報告書の特徴は以下の通りです。

客観的な事実を記載する

箇条書きで簡潔にまとめる

主観的な意見は事実と明確に分ける

レポートの特徴は以下の通りです。

問題に対して自分の意見を述べる形式が多い

客観的な事実に主観的な視点を加える

次に報告書の基本フォーマットについて紹介します。
効率よく報告書を作成するためにも、応用しやすいテンプレートがあればいいですよね。

報告書のフォーマットを以下に示すので参考にしてみてください。

報告書の作成日を記載します。

報告書の宛名と報告書作成者を記載します。

表題　➡　タイトルに当たるものなので内容が想定できるものにしましょう。

内容　➡　分かりやすく簡潔にまとめるようにしましょう。

所見　➡　報告内容に対しての質問がある場合にも活用できます。

添付資料　➡　必要な添付資料があれば記載しておきましょう。

報告書を書く上でのポイントをご紹介！

まず、本文の形式としては、見出し、小見出し、説明文の階層を付けて書くと分かりやすいでしょう。
次に報告書内容を作成する際のポイントを3つに分けて紹介します。

1つ目は内容に欠落がないかどうか確認することです。
報告書においては、数字や固有名詞、単位、相手の意思を漏らさないように注意しましょう。
ビジネス文書では、読む相手は自分の文章を批判的に読むところから始めると考えるべきです。

2つ目は内容に誤認がないかどうかを確認することです。
数字や固有名詞、単位、相手の意思を勝手に解釈して事実とは違う内容を記載しないことが大切です。
今後の動きが違ってくる場合があるので、事実をそのまま把握するようにしましょう。
また、メモを取る際には、重要な部分にサインをして会議の終わりに再確認することをおすすめします。

3つ目は同じ内容をまとめておくことです。
自分の都合よい内容ではなく、書くべき内容を書くようにしてください。
報告書の中に、課題が明確に書かれているかどうかも確認しましょう。