パワーポイントで印刷した時に余白が出来る理由

パワーポイントは、印刷を前提として開発されたアプリケーションではなく、プレゼンテーションに特化したツールです。

そのため、印刷時の余白調整機能が限られています。

1. パワーポイントとA4用紙の比率の違い

   パワーポイントは、プレゼンテーションを目的として開発されたツールであり、パソコンの画面やプロジェクターへの投影を想定した設計となっています。
   そのため、A4用紙など一般的な用紙の縦横比とは異なる比率でデータが作成されます。

   パワーポイントの基本的なアスペクト比は16：9となっており、これはワイドスクリーンモニターやデジタルテレビ画面に適した比率です。

   一方、A4用紙の縦横比は約√2：1であり、パワーポイントのデータと比較すると、横長の比率となっています。

2. 印刷時の余白調整機能の不足

   パワーポイントは、印刷時の余白調整機能が、ワードやエクセルと比べて限られています。

   ワードやエクセルは、印刷を前提としたアプリケーションであるため、印刷時の余白調整機能が充実していますが、パワーポイントはプレゼンテーションに特化したツールであり、印刷時の余白調整機能は、あくまで付加機能として扱われています。

3. 印刷設定の誤り

   印刷範囲の設定や用紙サイズの設定を誤ると、余白が大きくなってしまう可能性があります。
   これらの理由により、パワーポイントで作成した資料を印刷すると、上下左右に余白ができてしまうことがあります。

見やすいプレゼン資料を作るためのポイント

パワーポイント資料の見やすさを向上させるためには、まずはその内容について以下のポイントを意識することが重要です。

1. １スライド１メッセージ

   １つのスライドに複数の情報を詰め込むと、聞き手はどれがポイントなのか分からなくなってしまいます。１つのスライドには１つのメッセージだけを載せるようにしましょう。

2. 文字数の削減

   スライドの文字数が多すぎると、聞き手の集中力を削いでしまい、重要なメッセージが伝わりにくくなってしまいます。スライドに記載する文字数は、必要最小限に抑えるようにしましょう。

3. 装飾の抑制

   装飾をしすぎると、スライドが見づらくなってしまい、伝えたいことが伝わらなくなってしまいます。シンプルでわかりやすいデザインを採用することが大切です。

4. 配置の統一

   文字や図を配置する際は、配置を揃えるようにしましょう。
   そうすることで、スライド全体が一貫性を持ち、見やすくなります。

5. 視線動線を意識したデザイン

   スライドにテキストや図を配置する際には、人間の自然な視線の動きに沿って配置することで、読みやすいスライドになります。

   見やすいスライドを作成するためには、どのような配置を意識すれば良いのでしょうか。

   • 左上から右下への視線移動

     人間の視線は、左上から右下へと自然に移動します。

     そのため、重要な情報を左上に配置し、右下へと視線を誘導するようなデザインにすると、情報がスムーズに理解されます。

   • 視覚的なバランス

     スライド全体の視覚的なバランスが崩れないように、テキストや図を配置しましょう。

     例えば、左右に均等に配置したり、中心に配置したりすることで、視覚的なバランスを保つことができます。

   • 余白の活用

     余白を効果的に活用することで、スライドの見やすさを向上させることができます。

     余白を大きく取ることで、テキストや図が強調され視覚的に整理された印象になります。

プレゼン用データを印刷する方法：２Up

パワーポイント資料を印刷する際に、２枚のスライドを１枚の用紙に印刷する「２Up」の方法を紹介します。（パワーポイントでは２Upを「２スライド」と表記しています。）

２Upにする方法は、大きく分けて２つの方法があります。

1. プリンターのプロパティ設定

   プリンターのプロパティ設定から２Upを設定する方法です。

   この方法は、パワーポイントのスライドをプリンターが自動的に２枚ずつ並べて印刷するもので、１枚の紙に他と比べて大きめに配置された２枚のスライドが出力されます。

   プリンターのプロパティ設定では、「まとめて１枚」といった名称で、２Upの設定を行うことができます。

   ただ、アプリケーション側から印刷する際に２Upのプレビュー確認ができません。

2. パワーポイントの配布資料機能

   パワーポイントの配布資料機能を使用する方法です。

   パワーポイントメニューの「表示」にある「配布資料マスター」を設定し、２～９Upで出力することができます。

   この方法は、１枚の紙にスライドが２枚ずつ表示されるだけでなく、スライドの配置やサイズなどを自由に設定することができます。スライドはやや小さめ（余白部分が多い）です。

   印刷時に「配布資料」の「２スライド」を選択し、プレビュー確認できます。

２UpでPDFを書き出すこともできます。

この利点は、印刷会社などへ２Upのデータで渡すことができます。

その手順は、メニューの

「ファイル」／「エクスポート」／「PDF/XPSドキュメントの作成」／オプション...／発行オプションの発行対象：「配布資料」／１ページあたりのスライド数：２

の設定で発行し、PDFを書き出します。

• 任意で、枠の要不要を設定します。

• 枠の外に表示されるページ番号をOFFにしたい場合は、印刷設定の「配布資料設定項目」にある「配布資料にスライド番号を印刷する」のチェックを外します。

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以上、簡易的に２Upで出力する方法でした。

プレゼン資料を印刷する際は、上記の方法を参考に、適切な印刷方法を選びましょう。

まとめ

この記事では、パワーポイントの印刷時に余白が出来る理由と、見やすいプレゼン資料を作るためのポイント、そしてプレゼン用データを印刷する方法を紹介しました。

パワーポイントはプレゼンテーションに特化したツールであり、印刷時の余白調整機能は限られるため、印刷時に余白ができてしまう場合があります。

見やすいプレゼン資料を作るためには、１スライド１メッセージ、文字数の削減、装飾の抑制、配置の統一、視線動線を意識したデザインを心がけましょう。

また、プレゼン用データを印刷する際は、プリンターのプロパティ設定やパワーポイントの配布資料機能を活用し、２Up印刷のように適切な印刷方法を選びましょう。
２UpのPDFで書き出せば、印刷会社へのデータ渡しもスムーズです。

これらのポイントを意識することで、プレゼン資料を見やすく印刷できるでしょう。