エクセルでセルを結合してはいけない理由

選択範囲の制限

セル結合は表を美しく見せるのに役立ちますが、データ抽出や編集、並べ替えの際に問題を引き起こしかねません。
例えば、特定のデータを別の表にコピーしたい場合、各データの項目を同じグループだからとまとめて結合してしまうと、必要なデータのみの選択が困難になります。
この小さな作業が繰り返されると、大きな時間の浪費につながります。

コピー＆ペーストが非効率

セル結合は、コピー＆ペーストの際にも効率を下げます。
例えば、３行で結合されているセルのデータを１行のセルにコピー＆ペーストすると、隣り合った上下のセルも使われてしまうため、これらが消えてしまう恐れがあります。
思わぬデータ消失のリスクになります。

並べ替えの制約

セル結合はデータの並べ替えを困難にします。
特に、データを昇順や降順にソートしたい場合、セル結合があるとその列のソートが不可能になり、作業の効率が著しく低下します。
このように、セル結合は見た目の利便性のために、実務の効率を下げる原因となってしまうのです。

エクセルの基本理解と効率化

それでは、エクセルでセル結合しないために心得ておきたいことをご紹介します。

正しいデータ入力の重要性

エクセルでの表作成は、見た目よりもデータの再利用性を優先すべきです。
基本的に１行や１列を単位とするデータベースとして、後々さまざまな形で使われうるものと意識しましょう。
特に初心者は、見た目にこだわりすぎてデータ管理を複雑化しないように注意することが必要です。

結合しても構わないシートを作る

見た目を重視する際にセルの結合は多用されます。
その多くはプリント出力する等で閲覧する目的があるからだと思います。
例えば、データ利用のシートとは別にそこから必要なデータを抽出してプリント用のシートを用意するというのも一つの手段です。

まとめ

効率を求めるビジネスパーソンにとって、エクセルは欠かせないツールです。

しかし、その使用方法を誤ると、かえって時間の浪費につながります。
セル結合のデメリットを理解し、正しい操作方法を身につけて作業効率の向上を目指しましょう。